Основные возможности субд ms access. Назначение Access Ms access назначение

Основное предназначение Microsoft Access

Основное предназначение Microsoft Access - это обеспечение работы реляционных базы данных. В этом типе базы данных информация, характеризующая определенный класс реальных объектов заносится в специальные таблицы. Количество характеристик (атрибутов), которые определяют сущность объектов данного класса, соответствует количеству столбцов таблицы. Каждому объекту данного класса отвечает одна строка в таблице. Столбец таблицы в Access называют полем, а строку - записью.

Основные объекты Мiсrosоft Access

Во время запуска Мiсrosоft Access на экране выводится диалоговое окно, с помощью которого пользователь может создать новую базу данных или базу данных на основе набора типовых баз данных. Основными объектами Мiсrosоft Access являются таблица, форма, отчёт, запрос, макрос и модуль. Таблицы предназначены для сохранения данных о характеристиках объектов предметной области. Основные операции по обработке информации в Мiсrosоft Access осуществляются с помощью двумерных прямоугольных таблиц. Форма – это способ отображения и управления данными на экране. Она создаётся для просмотра, введения и редактирования взаимосвязанных данных в базе. Внешний вид формы соответствует обычному документу. Запрос – это вопрос, который формулируется относительно базы данных. Они необходимы для выбора из базы данных информации по определённому признаку или совокупности критериев. С помощью запроса можно добавить, удалить или обновить данные в таблице, а также можно создать на основании уже существующих таблиц новые таблицы. Отчёт – это преобразованное представление данных, которое выводят на принтер, экран или файл. Отчёты предназначены для формирования исходного документа, который выводится, как правило, на печать. Макрос необходим для объединения определённой последовательности действий во время исполнения многоэтапной процедуры обработки информации в одно целое. Модуль содержит программы, написанные одним из алгоритмических языков, для реализации нестандартных процедур обработки информации.

Таблицы в Microsoft Access

Таблицы, которые являются основой базы данных Access, имеют такие свойства: каждый элемент таблицы (ячейки) является элементом данных; каждому табличному столбцу присвоено уникальное имя; каждый столбец в таблице однороден, то есть состоит из однотипных элементов. Это могут быть текст, даты, числа, графические объекты, логические значения, и др.; в таблице не могут содержаться одинаковые строки; строки должны быть с одинаковым количеством элементов (полей), которые являются разнородными и взаимосвязанными; столбцы и строки размещены в произвольной последовательности.

Первые СУБД

В самых первых СУБД для каждой таблицы, как правило, создавался отдельный файл. Для взаимосвязанной работы между таблицами применяли специальные утилиты. В Мiсrosоft Access есть простые способы для связки таблиц, хранящихся в одном файле. Совместное хранение разных таблиц в одном файле имеет следующие преимущества: возможность размещения данных по таблицам согласно с содержанием данных, то есть информация про особенности объектов одного класса находится в одной таблице; сохранение информации в отдельных таблицах (модулях) даёт возможность изменять и пополнять информацию в каждом модуле отдельно, в соответствии с изменениями объектов предметной области; корректирование данных в одной ячейке приводит к автоматической коррекции в других ячейках.

Система управления базами данных MS Access предназначена для создания и поддержания в рабочем состоянии баз данных, для получения из них необходи­мой информации в требуемой форме, а также для создания приложений, автома­тизирующих работу с базами данных. С помощью этой программы могут разраба­тываться базы данных и приложения баз данных для произвольных областей использования информационных технологий.

База данных в программе MS Access представляет собой взаимосвязанную со­вокупность ее основных компонентов, которые называются объектами базы .

Объектами базы данных в MS Access считаются обсуждавшиеся выше таблицы, формы, запросы, отчеты, а также стра­ницы, макросы и модули. Объект «страница» представляет собой веб-страницу, то есть документ, который содержит сведения из базы данных и предназначен для размещения в Интернете. Объекты «макрос» и «модуль» являются средствами автома­тизации работы с базами данных и создания приложений для работы с ними.

Со­вокупность объектов базы оформляется в виде единого файла стандартного для MS Access формата. Созданные в программе MS Access файлы баз данных имеют расширение.mdb.

Для выполнения всех функций по созданию и работе с базами данных в про­грамме MS Access имеются мастера и конструкторы создания базы, таблицы, фор­мы, запроса, отчета и страницы. В программе Access любой объект базы всегда со­здается с помощью мастера или конструктора.

Мастер представляет собой подсистему, которая в значительной степени ав­томатизирует процессы создания отдельных объектов базы или полностью гото­вой базы данных. В последнем случае мастер создает базу ориентированную на решение одной из стандартных задач (учет заказов, расчет затрат, основные фонды, контакты, склад и т. д.). При создании базы с помощью мастера все ее объекты создаются автоматически. Результатом является полностью готовая к работе база вместе с поддерживающим эту работу приложением. Мастер всегда предлагает стандартное решение, которое нуждается в определенной до­работке до потребностей конкретного заказчика, потребителя.

Использование конструкторов позволяет выполнить всю работу «вручную» с максимальным учетом особенностей решаемой задачи и требований заказчика.

Конструктор является наиболее гибким инстру­ментом создания любых новых объектов базы и изменения структуры уже суще­ствующих.

3. Запуск и завершение работы программы ms Access

В стандартном случае запуск программы MS Access выполняется с помощью ко­манды:

1. «Пуск» - Все программы - Microsoft Access

2. с помощью значка, расположенного на Рабочем столе или на специальной панели

пакета MS Office.

Завершение работы программы выполняется стандартными способами:

1. сочетанием клавиш Alt+F4

2. Файл – Выход.

4. Справочная подсистема ms Access

Вызов справки MS Access осуществляется клавишей F1 или командой Справка Справ­ка: Microsoft Access из операционного меню программы. Справочная подсистема построена по общим принципам, принятым в пакете Microsoft Office.

Реляционные СУБД представляют собой второе поколение СУБД, основанное на использовании реляционной модели данных, предложенной 3. Ф. Коддом в 1970 году. В реляционной модели все данные логически структурированы внутри отношений (таблиц). Каждое отношение имеет имя и состоит из именованных атрибутов (столбцов) данных. Каждый кортеж (строка) данных содержит по одному значению каждого из атрибутов. Большое преимущество реляционной модели заключается именно в этой простоте логической структуры.

Коммерческие системы на основе реляционной модели данных начали появляться в конце 1970-х - начале 1980-х годов. В настоящее время существует несколько сотен типов различных реляционных СУБД, как для мэйнфреймов, так и для персональных компьютеров, хотя многие из них не полностью соответствуют точному определению реляционной модели данных. Примерами реляционных СУБД для персональных компьютеров являются СУБД Access и FoxPro фирмы Microsoft, Paradox фирмы Corel Corporation, InterBase и BDE фирмы Borland, а также R: Base фирмы R: Base Technologies.

С учетом требований, возможностей и ресурсов ЧП «нал», было принято решение в качестве целевой СУБД выбрать СУБД Microsoft Access 2000.

MS Access - это, прежде сего, система управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории, она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование и т.п.).

На рисунке 6.1 отображена оригинальная маркетинговая концепция Microsoft для Access. Этот простой рисунок иллюстрирует возможности работы с MS Access на всех уровнях. На нижнем уровне иерархии перечислены объекты: они дают возможность с легкостью создавать таблицы, запросы, формы и отчеты. С помощью выражений (функций) можно осуществлять простую обработку данных для проверки их правильного ввода, поддержки бизнес-правил или для отображения числа с символом валюты. Макросы позволяют осуществлять автоматизацию, не прибегая к программированию, однако необходимо принять во внимание, что код VBA (Visual Basic for Applications) позволяет пользователю программировать более сложные процессы. И, наконец, используя Windows API (Application Programming Interface - программный интерфейс приложения), с помощью которого осуществляется обращение к функциям или библиотекам динамических связей (DLL - Dynamic Link Libraries), написанных на других языках, таких как С, Java или Visual Basic, программист может написать интерфейс для других программ и источников данных.

Перечислим основные достоинства MS Access:

  • 1) Типы данных. В MS Access предусмотрены все основные типы данных, некоторые из которых, такие как числа, имеют несколько разновидностей.
  • 2) Индексы. Поля могут быть проиндексированы, что значительно сокращает время, затрачиваемое на поиск нужной информации.
  • 3) Ограничения. Ограничения, налагаемые на водимые данные, могут быть заданы как на уровне таблицы (путем введения выражения контроля ввода в строку свойства Условие на значение), так и на уровне формы (в окне свойств поля формы в режиме Конструктора форм).

Представления. Существует возможность создавать, открывать и изменять представление таким же образом, как это осуществляется с запросами MS Access. Используя представления, можно находить информацию, сохраненную в таблицах, связанных таблицах или даже в других представлениях.

Сохраненные процедуры и триггеры. Создание сохраненных процедур во многом подобно написанию процедуры на Visual Basic, однако, вместо записи кода Visual Basic используются инструкции SQL. Триггер - специальный вид сохраненной процедуры. Которая выполняется, когда пользователь изменяет данные в таблице. Триггеры являются мощным инструментом для обеспечения поддержки целостности данных всей базы данных.

Первичные ключи. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра), что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных).

Пользователи и роли. В СУБД MS Access пользователи обозначаются как члены некоторой группы. Предусмотрены по умолчанию две группы: администраторы и пользователи, но могут быть определены и дополнительные группы. Группам и пользователям предоставляются права доступа, которые позволяют регламентировать перечень допустимых для них операций с каждым объектом базы данных.

  • 8) Запросы. Одна из самых мощных возможностей MS Access одновременно является и наиболее важной. Можно строить запросы применительно к любым данным в таблицах, определять порядок сортировки, создавать вычисляемые выражения и вводить критерии отбора нужных записей. Можно отображать результаты выполнения запроса в виде таблицы, формы или отчета. Для установки связей между таблицами можно пользоваться Конструктором запросов.
  • 9) SQL. Широкие возможности по использованию языка SQL для манипулирования данными и построения сложных запросов (запросов на объединение, запросов к серверу, управляющих запросов).

Функции, определенные пользователем. Пользователь имеет огромные возможности для создания собственных процедур и функций, используя конструкции программирования языка VBA.

Поддержка транзакций. Система MS Access поддерживает обработку транзакций с гарантией их целостности. Кроме того, предусмотрена защита на уровне пользователей, что позволяет контролировать доступ к данным отдельных пользователей и целых групп.

Справочная система. Организация справочной системы фирмы Microsoft - одна из самых лучших в отрасли. В MS Access предусмотрена контекстно-зависимая справка, для получения которой достаточно нажать , и на экране сразу же появится справочная информация по интересующему вопросу. Кроме того, в любой момент можно воспользоваться услугами Помощника или прочитать всплывающую подсказку.

Импортирование, экспортирование и связывание внешних файлов. MS Access позволяет импортировать и экспортировать файлы многих известных форматов, включая dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve, многие текстовые форматы ASCII (в том числе с фиксированной длиной строки или заданным ограничителем), а также данные в формате HTML. В результате экспортирования таблицы MS Access создается файл в заданном формате. Связывание означает, что можно использовать внешние данные, не создавая таблицы MS Access. Очень мощная возможность - связывание таблиц MS Access с их внешними таблицами с последующим совместным использованием; это относится к таблицам MS Access, dBase, FoxPro, SQL Server.

Формы и отчеты WYSIWING. Окна конструкторов форм и отчетов имеют одинаковый интерфейс и представляют пользователю много возможностей. Форма или отчет конструируются по принципу WYSIWYG (What You See Is What You Get - что ты видишь, то и получишь). Добавляя очередной элемент управления, пользователь видит, как при этом изменяется создаваемая форма или отчет.

15) Поддержка работы в сети. СУБД Microsoft Access может использоваться как автономная система на одном персональном компьютере или как многопользовательская система в сети. Реализация клиент / сервер. В Microsoft Access 2003 может быть создан файл с расширением.adp (Access project File), в котором могут храниться локально формы, отчеты, макрокоманды и модули VBA и который может соединяться с удаленной базой данных SQL Server, используя технологию OLE DB для отображения и работы с таблицами, представлениями, связями и хранимыми процедурами. В такой реализации может также использоваться машина базы данных MSDE.

Это лишь часть возможностей MS Access, делающих эту систему одной из лучших СУБД, представленных сегодня на рынке. Остается добавить, что это одна из самых распространенных СУБД, поскольку входит в стандартный пакет Microsoft Office.

Мощный арсенал средств Microsoft Access позволяет, как нельзя успешнее решить задачу по автоматизации учета продаж в ЧП «Сласть».

Итак на предыдущей лекции рассмотрены основные принципы фактографических ИС: структурирование данных и построение двумерных таблиц; основы реляционного подхода основы алгебры логики и принципы поиска информации. Создать новую базу данных файл.MDB открыть существующую базу данных файл. ccess – многооконное приложение однако в любой момент может быть открыто только одна база данных.


Поделитесь работой в социальных сетях

Если эта работа Вам не подошла внизу страницы есть список похожих работ. Так же Вы можете воспользоваться кнопкой поиск


Тема:

СУБД MS Access . Назначение, функциональные возможности. Построение простых реляционных таблиц.

Итак, на предыдущей лекции рассмотрены основные принципы фактографических ИС:

  • структурирование данных и построение двумерных таблиц;
  • основы реляционного подхода
  • основы алгебры логики и принципы поиска информации.

На следующих трех лекциях мы изучим технику создания простейших ИС на примере СУБД MS Access 2000.

  1. Общие сведения об MS Access .

Запуск и общий интерфейс Access

MS Access – это набор инструментальных средств для создания и эксплуатации ИС. Другими словами средства MS Access предназначены для обслуживания двух принципиально разных функций ИС:

  • Проектирование и модификация структуры БД;
  • Манипуляция с данными ИС.

Ссылка на приложение MS Access обычно находится в одном из подчиненных меню пункта Главного меню Программы , а ярлык на рабочем столе имеет изображение ключа . Запуск и завершение MS Access осуществляется любым из стандартных способов, предусмотренных в среде Windows .

Интерфейс Access кажется необозримым, т.к. набор команд меню и панелей инструментов меняется при переходе к очередной операции. Однако структура окна Access строго соответствует стандарту Windows для окна любой программы-приложения.

Поэтому в окне Access мы различаем следующие элементы интерфейса:

  • Три типа меню – горизонтальное (главное), ниспадающее и контекстное;
  • Панели инструментов;
  • Строки состояния;
  • Полосы прокрутки;
  • Различные элементы диалоговых окон и окон объектов (командные кнопки, списки и т.д.)

Это означает, что вам не надо заново переучиваться для работы в Access, т.к. вы хорошо знакомы с интерфейсом Word и Excel. Надо просто последовательно уяснить основные возможности и общую логику интерфейса Access.

Принципиальная схема работы с MS Access

Создание БД.

После загрузки Access возможны два варианта продолжения (см. рис 2.1):

  • создать новую базу данных (файл *. MDB )
  • открыть существующую базу данных (файл *. MDB )

Рис. 2.1. Создание БД

Далее на экране появляется стандартный файлер (рис 2.2), в котором вам надо указать имя и адрес создаваемого файла БД. (Весь процесс создания БД и ее наполнения мы будем разбирать на примере макета БД ПОСТАВКИ, созданного на предыдущей лекции.)

Рис. 2.2. Сохранение созданного файла с именем Поставки.

Access – многооконное приложение, однако в любой момент может быть открыто только одна база данных. Именно ее окно является главным окном документа в приложении Access и его закрытие означает закрытие соответствующего файла *. MDB (рис 2.3).

Объекты Access

Итак, объектом обработки MS Access является файл базы данных, имеющий произвольное имя и расширение.MDB. В этот файл входят (или могут входить) основные объекты MS Access:

  • Таблицы (обязательный базовый объект Access, содержащий собственно данные)
  • Формы (необязательный элемент, который, однако, позволяет упростить операции ввода и просмотра данных)
  • Запросы (производная таблица, в которой собираются данные из других таблиц и проводятся над ними различные операции)
  • Отчеты (это тот же запрос, но красиво оформленный для представления на бумаге данных в наглядном виде)
  • Макросы (наборы простых инструкций по управлению данными, которые могут быть выполнены с помощью горячей клавиши или мыши)
  • Модули (это коллекция VBA -процедур, которая позволяет полностью автоматизировать работу с базой данных)

Каждый объект и работу с ним мы подробно рассмотрим позднее (кроме Макросов и Модулей , знакомство с которыми выходит за рамки нашего курса), а пока перечислим последовательность создания и эксплуатации ИС средствами Access:

  1. Проектирование базовых объектов ИС – двумерных таблиц, с разными типами данных (макеты таких таблиц Поставки, Клиенты и Продукты созданы "на бумаге" на предыдущей лекции).
  2. Установление связей между таблицами, с поддержкой целостности данных.
  3. Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц средствами Access. Эту группу операций на "описательном" уровне мы подробно рассмотрели на предыдущей лекции (контроль информации, индексирование таблиц, аппарат логической алгебры).
  4. Создание, модификация и использование производных объектов ИС (форм, запросов и отчетов).

По сути дела, таблицы и формы применяются для обслуживания "начинки" базы данных, а запросы и отчеты выполняют основную функцию ИС – извлечение, преобразование и представление информации.

Рис. 2.3. Главное окно базы данных.

Перечень возможных объектов БД находится в главном окне базы данных (слева)– таблицы, запросы и т.д. (рис. 2.3). Любой объект можно открыть в собственном (дочернем) окне. С дочерним окном можно работать автономно (открывать, закрывать, сохранять с заданным именем и т.п.) – точно так же, как это делается с файлами. Но главное окно базы данных при этом обязательно должно быть открыто, т.к. его закрытие закрывает всю БД вместе с содержащимися в ней объектами .

Следует четко различать две группы операций в Access:

  1. создание, открытие и закрытие файла базы данных (*. MDB );
  2. манипуляции с объектами Access: команды Сохранить и Сохранить как … применяются автономно к каждому открытому объекту БД (таблице, запросу и т.д.)

Итак, информационная система, созданная в MS Access – это файл базы данных.MDB плюс инструментарий самой Access. Эксплуатация такой ИС – это обработка документа.MDB приложением Access.

  1. Создание таблиц в MS Access .

Прежде, чем пользоваться каким-либо объектом (например, заполнять данными таблицу), надо создать этот объект.

В новой пустой базе данных нет созданных объектов. В панели инструментов окна базы данных доступна одна кнопка: «Создать», в данном случае – создать новую таблицу.

Таблица – это базовый объект Access: проектируются таблицы именно так, как обсуждалось на предыдущей лекции (рис. 2.4). Все остальные объекты являются производными и создаются только на базе подготовленных двумерных таблиц.

ПОСТАВКИ .

Имя поля

Дополнительная информация

Тип данных

Код поставки

числовые

Код клиента

числовые

Код продукта

числовые

Объем

числовые

Дата поставки

ДД.ММ.ГГГГ

данные типа даты

КЛИЕНТЫ .

Имя поля

Дополнительная информация

Тип данных

Код клиента

текстовые

Клиент

числовые

Телефон клиента

текстовые

Адрес клиента

текстовые

ПРОДУКТЫ

Имя поля

Дополнительная информация

Тип данных

Код продукта

текстовые

Продукт

числовые

Цена продукта

руб. / т

числовые

Рис. 2.4. Подготовленные макеты таблиц базы данных ПОСТАВКИ.

Создать новую таблицу можно несколькими способами, перечень которых представлен в диалоговом окне Новая таблица (рис 2.5).

Рис. 2.5. Окно режима создания таблицы.

Совет для начинающих: таблицы и запросы создавать вручную, формы и отчеты – с помощью мастера.

Создание таблиц вручную.

Ввод, редактирование и удаление полей в режиме Конструктора

При создании таблицы вручную рекомендуется режим Конструктор . После выбора режима Конструктор появляется макет создаваемой таблицы (рис. 2.6) с бланком свойств в нижней части окна. Создадим таблицу Продукты , макет которой на бумаге уже есть (см. рис. 2.4).

Рис. 2.6. Окно создания макета таблицы в режиме Конструктор .

Макет таблицы представляет собой просто список полей с указанием имени поля, типа данных и описания (необязательный параметр).

Назначение имен полям.

В столбце Поле вы набираете произвольное имя первого поля. Правила назначения имен любым объектам Access очень просты:

  • имена не могут быть более 64 произвольных символов;
  • недопустимы: точка (.), знак восклицания (!), гравис (` ), квадратные скобки (), управляющие символы ASCCI (с кодом от 0 до 31);
  • имя не может начинаться с пробела.

В имя могут входить и русские буквы. Нежелательно использовать пробелы (лучше использовать заглавную букву для второго слова (например, КодПродукта) или знак подчеркивания (Код_Продукта)), знаки пунктуации , стандартные названия функций и методов (Name , Date , Count ). Неудобны длинные имена, т.к. при просмотре сильно растягиваю таблицу по горизонтали и делают ее плохо обозримой.

После ввода имени первого поля (КодПродукта ) перемещаемся в столбец Тип данных . Для перемещения между столбцами и строками можно нажать Tab , Enter или просто щелкнуть мышкой на нужной ячейке.

Типы полей.

В Access допускаются следующие типы данных:

  1. Текстовый – произвольная последовательность символов длиной до 255;
  2. Числовой – любое число;
  3. Денежный
  4. Дата / время
  5. Логический - TRUE или FALSE
  6. Счетчик – тип поля "Счетчик" удобно применять для первичного ключа таблицы (если не используется иное). В качестве значений таких поле Access автоматически выбирает целые порядковые номера (1,2,3….). В дальнейшем номер, присвоенный записи при ее создании, не изменяется (независимо от удаления или вставки новых записей).
  7. Поле объекта OLE
  8. Гиперссылка

Например, последовательно вводим имена полей и задаем их типы (в соответствии с таблицей Продукты):

  • Полю КодПродукта присваиваем тип Счетчик , т.к. это поле является первичным ключом таблицы Продукты .
  • Полю Продукт присваиваем тип Текстовый
  • Полю Цена присваиваем тип Денежный

Бланк свойств поля.

Бланк свойств (характеристик) представляет собой перечень свойств (слева название свойства, справа – значение этого свойства) с окном подсказки по каждому свойству.

Перечень свойств меняется, в зависимости от типа данных, который в текущий момент отражается в столбце Тип данных . Щелкнув мышью на поле значения в бланке свойств, можно изменить это значение (в рамках допустимого для этого типа данных).

Большинство значений свойств принимается системой по умолчанию, некоторые можно выбрать из раскрывающегося списка. Приведем рекомендации, которым целесообразно следовать при выборе значения свойства.

Для текстового поля надо указать размер – допустимую длину значения поля в символах (например, 20 или 40).

Для числового поля надо указать размер - формат представления в машине (байт, целое (два байта), длинное целое, действительное, одинарное или двойное с плавающей точкой).

Для поля Дата/время надо указать формат даты – выбрать из раскрывающегося списка, например Каткий формат даты (в русской версии ДД.ММ.ГГ) или Краткий формат времени (ЧЧ.ММ). Тогда система будет знать, как обрабатывать введенные значения.

В качестве значения свойства Условие на значение можно указать правило верификации , т.е. логическое выражение, которое не пропускает ввод ошибочных значений в поле. Например, если при составлении базы успеваемости для поля БАЛЛ записать: БАЛЛ>=1 AND БАЛЛ <=50, система признает ошибочным любые значения, кроме 1-50.

В свойстве Сообщение об ошибке можно записать любое сообщение, которое выводится на экран при попытке ввести недопустимое значение при заполнении таблицы (например, "Введите значение балла 1-50").

В свойстве обязательное поле можно указать "Да" (пустые значения не допускаются) или "Нет" (пустые значения допускаются).

Если в первичный ключ вашей таблицы входит одно поле, в свойстве Индексированное поле для него выберите: "Да, совпадения не допускаются", а затем в панели инструментов на кнопке "Определить ключ" (с изображением ключа). Тем самым вы определите первичный ключ своей таблицы (и запретите ввод записей с повторяющимся значением первичного ключа).

Сохранение таблицы.

Завершив создание макета таблицы, выберите команду Файл-Сохранить как и присвойте имя новой таблице. Правила именования для таблиц такие же, как и для полей. Если вы попытаетесь закрыть окно конструктора, не сохранив макет, система напомнит, что надо дать таблице имя (рис. 2.7), либо аннулировать свою работу.

Рис. 2.7. Окно сохранения макета таблицы с именем Продукты .

Ключевые поля.

Если на этапе конструирования макета ключевое поле не было задано, то при сохранении система обязательно напомнит вам об этом (рис 2.8).

Рис. 2.8.

Если для некоторого поля был задан тип поля "Счетчик" (как в примере для поля КодПродукта ), то система автоматически выберет это поле в качестве первичного ключа таблицы (при подтверждении создания ключевого поля).

Открытие существующей таблицы.

После сохранения созданного макета таблицы Продукты, она появилась в списке таблиц в главном окне базы данных Поставки (рис. 2.9). Для открытия существующей таблицы надо просто выделить эту таблицу в списке и выбрать режим работы с таблицей в панели инструментов главного окна (Конструктор или Открыть).

Например, откроем созданный макет Продукты в режиме Конструктора . Поскольку ключевое поле создавалось автоматически при сохранении макета, то в открытом макете таблицы мы увидим изменения (рис. 2.10):

  1. Слева от поля КодПродукта появилось изображение ключа (ключевое поле)
    1. В свойстве Индексированное поле появилось: "Да, совпадения не допускаются".

Рис. 2.9. Окно базы данных с созданной таблицей Продукты

Рис. 2.10. Окно таблицы Продукты (в режиме Конструктор).

Заполнение созданной таблицы в режиме Таблица.

Если для существующей (и выделенной) таблицы выбрать кнопку Открыть в панели инструментов главного окна или просто нажать Enter (или дважды щелкнуть мышкой), таблица откроется в режиме Таблица (рис.2.11). Пока таблица Продукты пуста, поскольку мы создали только ее макет (задали имена полей и тип данных).

Рис. 2.11 а. Окно таблицы Продукты (в режиме Таблица).

При вводе данных используется основной стандарт редактирования любых таблиц в Windows . Закончив ввод или модификацию данных в конкретном поле, нажмите Tab или Enter (или щелкните мышкой в другой ячейке таблицы) для перехода к следующей ячейке.

Кроме того, по таблице можно перемещаться с помощью стрелок курсора.

Рис. 2.11 б. Результат заполнения таблицы Продукты (в режиме Таблица).

В строке состояния (рис 2.11) указывается общее число записей в таблице и номер текущей записи (строка, в которой мерцает курсор и в которую можно вводить данные). Текущая запись отмечается стрелкой в левой части окна (в области маркировки записей). Последняя строка таблицы пуста, помечена знаком  (звездочка) и готова к добавлению данных.

Импорт таблиц.

Средства Access позволяют не только вручную создавать и заполнять таблицы, но и работать с данными других форматов. Например, можно в Access импортировать данные, хранящиеся в формате TXT (текстовые файлы) или XLS (электронные книги или таблицы Excel). Для этого при создании новой таблицы выберем в окне Новая таблица (рис. 2.5) режим Импорт таблиц.

Создание новой таблицы путем импорта из тестового файла (без ключевого поля).

Клиенты путем импорта данных из текстового файла.

Пусть данные о клиентах хранятся в файле Клиенты. txt . Известно, что это текстовый файл с разделителем данных (точка с запятой). В качестве данных приводятся: название фирмы-покупателя; телефон; адрес.

Процедура импорта данных из текстового файла в Access подобна импорту текста в таблицы Excel и заключается в следующем:

  1. В режиме Импорта таблиц откроется диалоговое окно Импорт (стандартный файлер). Задав Тип файла -Текстовые файлы, найти папку, содержащую нужный текстовый файл и подтвердить его импорт (файл Клиенты. txt ).
  2. В окне мастера Импорт текста
    • Шаг 1: задать параметр с разделителями
    • Шаг 2: установить разделитель (точка с запятой )
    • в новой)
    • Шаг 4: описать каждое поле (задать имя, тип данных и если нужно, индекс)

В соответствии с раннее разработанной структурой таблицы Клиенты (рис 2.4) задаем поля: Клиент, текстовое; Телефон, текстовое; Адрес, текстовое.

  • Шаг 6: выбрать параметр определения первичного ключа таблица. Можно указать автоматическое создание ключа, выбрать поле, которое будет использоваться в качестве или вообще не создавать первичный ключ.

Выбираем автоматическое создание ключа (добавляется ключевое поле Код типа Счетчик размером Длинное целое, индексированное Совпадения не допускаются)

  • Шаг 7: присвоить создаваемой таблице имя (по умолчанию предлагается имя текстового файла).

Таблице присваиваем имя Клиенты.

Результат импорта данных из текстового файла в таблицу Клиенты представлен на рис. 2.12.

Создание новой таблицы путем импорта из файла Excel (с ключевым полем)

Создадим в БД ПОСТАВКИ новую таблицу Поставки путем импорта данных из таблицы Excel.

Пусть данные о поставках хранятся в файле Поставки. xls . Известно, что это таблица из четырех столбцов с заголовками: КодПоставки, Дата, Объем, КодКлиента, КодПродукта. В строках приведены соответствующие данные за некоторый период времени.

При импорте данных из электронной таблицы Excel с помощью интерфейса Access используется мастер Импорт электронной таблицы, который содержит подробные инструкции по выполнению операции импорта.

Однако таблица Excel часто содержит пояснительный текст над столбцами данных или итоговые суммы внизу столбцов цифр, что может полностью сорвать операцию импорта. Для обеспечения "чистого" импорта всегда следует привести электронную таблицу в соответствие с заголовками столбцов или подготовить именованный диапазон, включающий только те элементы данных, которые будут импортироваться.

Рис. 2.12. Макет таблицы Клиенты.

Процедура импорта данных из таблицы Excel в Access подобна импорту текста и заключается в следующем:

  1. В режиме Импорта таблиц откроется диалоговое окно Импорт (стандартный файлер). Задав Тип файла – Microsoft Excel, найти папку, содержащую нужный файл и подтвердить его импорт (файл Поставки. xls )
  2. В окне мастера Импорт электронной таблицы:
    • Шаг 1: выбрать листы или поименованные диапазоны (выбираем диапазон Postavky )
    • Шаг 2: установить флажок, если Первая строка содержит заголовки столбцов (да )
    • Шаг 3: данные сохранить в новой или существующей таблице (в новой )
    • Шаг 4: описать каждое поле (задать имя и если нужно, индекс). Типы данных Excel обычно преобразуются в соответствующий тип данных Access, но, если этого не произошло, то использовать раскрывающийся список Тип данных. Если список Тип данных отключен, то для выбранного поля доступен только один тип данных.

В соответствии с раннее разработанной структурой таблицы Поставки (рис 2.4) задаем поля: КодПоставки, идекс (да, Совпадения не допускаются); Дата; Объем; КодКлиента, идекс (да, Совпадения допускаются); КодПродукта, идекс (да, Совпадения допускаются) (рис.2.13).

  • Шаг 5: выбрать параметр определения первичного ключа таблица. Можно указать автоматическое создание ключа, выбрать поле, которое будет использоваться в качестве или вообще не создавать первичный ключ.

Выбираем в качестве первичного ключа поле КодПоставки

  • Шаг 6: присвоить создаваемой таблице имя (по умолчанию предлагается имя импортируемого диапазона).

Таблице присваиваем имя Поставки.

Рис. 2.13. Диалоговое окно описания полей импорта из таблицы Excel.

После завершения импорта надо обязательно поправить таблицу в Конструкторе: изменить размер для полей с индексом (КодПоставки, КодПродукта и КодКлиента) на Длинное целое , т.к. ключевые поля впоследствии могут участвовать в связывании таблиц по полю, имеющему тип Счетчик.

  1. Связь между таблицами и целостность данных.

Общие положения.

Между одноименными полями двух таблиц Access автоматически устанавливает связь . Например, между таблицами Поставки и Продукты устанавливается связь по полю КодПродукта. Это означает, что при составлении отчетов по поставкам, Access соединит каждую запись с наименованием продукта из таблицы Продукты со всеми записями таблицы Поставки , в которых значение поля КодПродукта (цифровое) совпадает со значением этого поля в записи таблицы Продукты (например, 1 заменится на Бензин автомобильный Аи-95).

Кроме того, Access позволяет вручную установить связь между таблицами по разноименным полям. Однако, во избежание путаницы, лучше присваивать одинаковым полям в разных таблицах одинаковые имена.

Техника создания связей между таблицами.

Установление связей между таблицами рассмотрим на конкретном примере – нашей базе данных ПОСТАВКИ.

Выберите команду Сервис_Схема данных . На экране появится диалоговое окно (рис. 2.14) со списком всех таблиц открытой базы данных. Надо указать системе те таблицы, между которыми вы устанавливаете связи. Выделите таблицу Поставки и нажмите кнопку Добавить , затем то же самое проделайте с таблицами Клиенты и Продукты . Нажмите кнопку Закрыть . На экране появится окно документа Схема данных (рис. 2.15)

Рис. 2.14. Окно добавления таблиц в схему данных.

Это окно содержит все таблицы базы данных, между которыми устанавливаются связи. Для установления связи между двумя таблицами можно методом " Drag - and - Drop " переместить имя поля с первичным ключом главной таблицы на одноименной поле подчиненной таблицы (на рис. 2.15 показана уже завершенная схема).

Рис. 2.15. Окно документа Схема данных

Прежде всего, установим связь между таблицами Продукты и Поставки . Перемещаем КодПродукта из таблицы Продукты на КодПродукта в таблице Поставки и отпустите левую кнопку мыши.

На экране появится диалоговое окно Изменение связи (рис. 2.16).

Рис. 2.16. Окно определения параметров связи между таблицами.

В этом окне установите флажок "Обеспечение целостности данных". Этим вы включаете механизм поддержки целостности данных в таблице Продукты и Поставки .

После активизации флажка "Обеспечение целостности данных" определяется Тип отношения (в примере один-ко-многим) и становятся доступными два флажка каскадных операций.

Целостность данных.

Механизм поддержки целостности данных обеспечивает согласованность между двумя связанными таблицами.

Целостность данных означает:

  1. в связанное поле подчиненной таблицы можно вводить только те значения, которые имеются в связанном поле главной таблицы (например, в таблицу Поставки нельзя ввести запись с кодом продукта, отсутствующим в таблице Продукты )
    1. из главной таблицы нельзя удалить запись, у которой значение связанного поля совпадает хотя бы с одним значением того же поля в подчиненной таблице (например, из таблицы Продукты нельзя удалить код продукта, который еще не удален из таблицы Поставки ).

При попытке нарушить эти запреты, Access выдает сообщение об ошибке.

Каскадное обновление поле и каскадное удаление записей.

При установке характеристик связи (рис. 2.16) можно установить любой флажок (или оба) каскадной модификации – обновления или удаления.

Каскадное обновление полей означает, что изменение значения связанного поля в главной таблице (например, кода продукта) автоматически будет отражено в связанных записях подчиненной таблицы. Для нашего примера: если изменился код продукта в словаре продуктов, то он будет заменен и во всех заказах данного продукта.

Каскадное удаление записей означает, что при удалении записи из главной таблицы (например, записи с кодом продукта 4)из подчиненной таблицы будут удалены все записи, у которых значение связанного поля совпадает с удаляемым значением (заказы продукта с кодом 4). Для нашего примера: если из словаря продуктов удалить код продукта, удаляются и все заказы данного продукта.

После подтверждения ее Создания связи с установленными параметрами на экране вновь появится окно Схема данных с графическим изображением установленной связи (рис. 2.15).

Пометки у концов линии связи означают, что одна запись таблицы Продукты может иметь сколько угодно связанных записей в таблице Поставки .

Точно так же устанавливается связь между таблицами Клиенты и Поставки .

Для удаления связи надо выделить ее (щелкнуть мышью на линии связи) и нажать клавишу { Del }.

Другие похожие работы, которые могут вас заинтересовать.вшм>
9104. СУБД MS Access. Отчеты 398.91 KB
Как и любой объект ccess можно создать отчет вручную или с помощью Мастера отчетов рекомендуется для создания чернового варианта отчета. Процесс создания нового отчета аналогичен созданию любого объекта ccess т. надо просто выбрать объект базы данных Отчет – Создать и далее в диалоговом окне Новый отчет выбрать режим создания отчета. Режим Конструктор лучше использовать для модификации настройки отчета созданного вчерне с помощью Мастера или Автоотчета.
4445. Основные объекты СУБД MS Access 19.85 KB
Access – это система управления базами данных (СУБД). Под системой управления понимается комплекс программ, который позволяет не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде. Access дает возможность также автоматизировать часто выполняемые операции.
9102. СУБД MS Access. Создание запросов 811.23 KB
При выполнении обычного запроса запроса на выборку результаты являются динамическим набором данных. При создании макета запроса т. При разработке конкретного запроса допускается любое сочетание базовых операций. Создание запроса на выборку.
9877. Создание пользовательских баз данных в СУБД Access 290.11 KB
Создание пользовательских баз данных в СУБД ccess посвящена созданию базы данных для учета и обработки информации по деловой документации предприятия частного бизнеса. Разработанная база данных будет использоваться в делопроизводстве предприятия. Использование данной базы данных позволяет сократить время требуемое на подготовку отчетов уменьшить непроизводительные затраты что дает для частного предприятия прямой экономический эффект...
20690. СУБД Access база данных Музыкальная школа 448.49 KB
Существует несколько разновидностей систем управления базами данных СУБД одни ориентированы на программистов другие - на обычных пользователей. Она позволяет не прибегая к программированию с легкостью выполнять основные операции с БД: создание редактирование и обработка данных. Microsoft ccess служит удобным инструментом для ввода анализа и представления данных и обеспечивает высокую скорость разработки приложений.
9098. СУБД MS Access. Работа с данными таблицы. Создание форм 622.88 KB
Правка данных и печать формы. Формы. Процесс создания новой формы аналогичен созданию таблицы т. надо просто выбрать объект базы данных Формы – Создать и далее в диалоговом окне Новая форма выбрать режим создания формы.
7771. Бази даних (СУБД Microsoft Office Access 2011) 147.49 KB
Ліверпуль Ударні Запис БД – це рядок таблиці конкретна реалізація значення поняття предметної області. Поле БД – це стовпець у таблиці даних властивість атрибут даного поняття предметної області. Записи в таблиці відрізняються значеннями своїх полів. Наприклад для таблиці Склад музичної групи ключовим є поле Код.
7166. Назначение электронных таблиц. Знакомство с MS Excel 76.37 KB
В нижней части окна книги размещаются ярлычки листов и кнопки их прокрутки а в верхней части строка заголовка. Кроме того окно содержит листы и полосы прокрутки. Две средние кнопки служат для прокрутки на один ярлычок влево или вправо. Перечисленные кнопки прокрутки и маркер разделения ярлычков не активизируют листы книги.
13839. Проектирование базы данных нотариальной конторы с использованием технологий СУБД Access 13.53 MB
Нотариат – один из важнейших институтов правовой системы, призванный способствовать формированию демократического правового государства, в котором надежно защищены права и законные интересы граждан и юридических лиц путем осуществления нотариальных действий.
16795. Модельный инструментарий прогнозирования АПК: структура и функциональные возможности 49.43 KB
Спектр задач прогнозирования в АПК достаточно широк, что обусловливает необходимость применения разнообразного по структуре и функциям модельного инструментария

СУБД Access ориентирована на работу с объектами БД, к которым от носятся таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.

Таблица -- это основная структура, предназначенная для хранения информации в БД. По терминологии СУБД ее строки -- это записи, а столбцы -- поля БД. Записи идентифицируются по некоторой уникальной характеристике, включающей одно или несколько полей и называемой ключом. Запрос -- это требование на: отбор данных, хранящихся в таблицах; выполнение вычислений над данными; изменения в БД. Форма -- созданный на экране шаблон, используемый, главным образом, для ввода, просмотра и редактирования записей БД. Отчет -- отображение на принтере или на экране информации из БД в виде, удобном для ее восприятия и анализа пользователем. Страница доступа к данным -- диалоговая Web-страница, которая поддерживает динамическую связь с БД и позволяет просматривать, редактировать и вводить данные в базу, работая в окне браузера Internet Explorer 4.0 или Internet Explorer 5.0. Мак рос -- есть последовательность макрокоманд для автоматизации выполнения операций в среде Access без программирования. Модуль--это про грамма для работы с БД, написанная на языке Visual Basic for Applications 6.0 (VBA). Объекты БД могут быть объединены в именованные группы объектов по функциональному или иному признаку.

Все объекты, за исключением страниц доступа к данным, можно хранить в одном файле--файле БД с расширением. mdb.

Основные этапы построения таблиц в режиме конструктора.

Начинать следует с определения структуры таблицы, соответствующей предметной области, т. е. с определения полей, которые надо включить в таблицу, типов данных (полей), длины каждого поля, а также алгоритма обработки данных, удерживающихся в таблице.

Создание таблицы в MS Access осуществляется в окне «База данных».

Общий алгоритм создания таблицы: открыть окно создания базы данных и перейти на вкладку «Таблицы» -» кнопка «Создать» --> [«Но вая таблица»] -> выбрать один из пяти способов создания таблицы («Режим таблицы», «Конструктор», «Мастер таблиц», «Импорт таб лиц», «Связь с таблицами») --» «ОК» -> .[«Сохранение»] -»задать имя созданной таблицы --> «ОК».

В верхней части окна находятся в виде таблицы компоненты для описания логической структуры создаваемой таблицы: «Имя поля», «Тип данных», «Описание».

В первую строку верхней части окна Конструктора ввести имя

первого поля, его тип и (при необходимости) описание этого поля.

Пользователь должен представлять себе (иметь на бумаге) структуру проектируемой таблицы, после чего, используя программу «Конструктор» в качестве инструментария, создать ее.

Последовательность действий при использовании программы «Конструктор»:

Сделать активным окно «База данных» (см. рис. 6.2) при помощи команды «Файл» -> «Создать» для создания новой базы данных или команды «Файл» -> «Открыть» при открытии существующей базы данных.

Выбрать вкладку «Таблицы» в окне «База данных».

Нажать кнопку «Создать» -> [«Создание таблиц»].

Выбрать способ создания таблицы: «Конструктор».

Нажать кнопку «ОК». На экране откроется окно Конструктора таблиц с мигающим курсором в первом ряду графы «Имя поля».

Типы и возможности запросов.

Запрос -- это важнейший инструмент для извлечения информации из одной или нескольких таблиц БД. Посредством запроса можно вносить изменения в саму БД. Запрос может служить источником данных для форм, отчетов и страниц доступа к данным. Его результатом является новая таблица, которая может быть просмотрена, проанализирована, а за тем сохранена или не сохранена.

Запросы позволяют решать многие задачи, не прибегая к программированию. Например, представлять данные в агрегированном виде, про изводить вычисления над полями БД, группировать записи и находить для полей итоговые значения с помощью статистических функций: Sum, Avg (соответственно сумма, среднее значений поля); Max, Min (соответственно максимальное, минимальное значение поля); Count (число значений поля) и др.

СУБД Access позволяет создавать запросы с помощью Мастеров и с помощью Конструктора.

СУБД Access позволяет создавать запросы трех типов: запросы выбо ра, перекрестные запросы, запросы действия.

Запрос выбора является наиболее часто используемым типом запроса. Он дает возможность: выбирать записи, удовлетворяющие условиям от бора; включать в результирующую таблицу поля из одной или нескольких таблиц в нужном порядке; осуществлять вычисления над полями БД; выполнять статистические расчеты для групп записей. Разновидностью запроса выбора является запрос с параметрами -- это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести интересующее пользователя значение критерия отбора записей.

Перекрестный запрос представляет собой специальный запрос итогового типа. Он отображает результаты итоговых статистических расчетов над значениями некоторого поля в виде перекрестной таблицы. В ней значения одного или нескольких столбцов слева образуют заголовки строк, верхняя строка -- заголовки столбцов из значений определенного поля, а на пересечении строк и столбцов -- итоговые значения.

Запрос действия -- это запрос, который вносит изменения в саму БД. Существует четыре типа запросов действия:

· запрос на удаление -- удаляет группу записей из одной таблицы или нескольких взаимосвязанных таблиц БД, для которых задано каскадное удаление связанных записей;

· запрос на обновление -- служит для изменения информации в полях таблицы БД;

· запрос на добавление--производит добавление записей из таблицы с результатами запроса в таблицу БД;

· запрос на создание таблицы -- создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц БД. Этот запрос полезен в случае: создания таблицы для экспорта в другую БД Access; создания страниц доступа к данным, отображающих данные соответственно указанному моменту времени; создания резервной копии таблицы; создания архивной таблицы, содержащей старые записи.


Похожая информация.